Оформляем выдачу расчетных листков сотрудникам по электронной почте. Как отправить расчетный листок на электронную почту сотрудника Как в Главбух Софт отправить расчетный листок на электронную почту

Программа позволяет сформировать индивидуальные расчетные листки сотрудников, и выполнить рассылку на адреса электронной почты.

Листки формируются с использованием стандартного отчета "Расчетные листки". Для каждого сотрудника листок сохраняется в отдельном файле Excel.

Пользователь может указать период, организацию и, при необходимости ограничить список сотрудников одним подразделением.

Адрес электронной почты сотрудника хранится в карточке физического лица. Перед использованием программы необходимо выполнить заполнение адресов электронной почты физических лиц, либо вручную, либо через автоматическую загрузку из внешнего файла Excel.

Все настройки программы сохраняются, и действуют для всех пользователей базы данных.

Сотрудник получит вот такое электронное письмо:

Порядок использования программы:

Открыть обработку с диска
Настроить параметры почтового сервера. Указать имя пользователя, пароль, адрес сервера, порт и способ авторизации.
Указать период, за который будут сформированы расчетные листки, а также организацию. Если необходимо сформировать листки только по одному подразделению, тогда указывается подразделение.
Указать каталог на диске, в котором будет сохранён архив файлов расчетных листков и протокол рассылки писем.
Заполнить список сотрудников либо вручную, либо автоматически, нажав кнопку «Заполнить»
Адреса электронной почты сотрудников будут загружены из контактных данных физических лиц. Если адрес отсутствует его можно указать вручную.
После того как список сотрудников заполнен, необходимо нажать кнопку «Сформировать файлы расчетных листков». Через некоторое время будут сформирован комплект файлов для рассылки.
Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и заполнить шаблон письма.
Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и дождаться пока программа отправит письма.
После окончания рассылки в папку с архивом файлов будет записан протокол рассылки

На программу предоставляется бесплатная техническая поддержка на 1 месяц.

Код обработки закрыт для изменения.

Достоинства

1. За одно нажатие можно разослать листки всем сотрудникам организации или одного подразделения;

2. Листки сохраняются в файловый архив на диске;

3. Можно оформить шаблон письма;

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Согласно законодательству работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Как правило, при выплате второй части зарплаты - окончательного расчета по итогам прошедшего месяца выдается расчетный листок (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Трудовым кодексом РФ не закреплен порядок информирования работников о составных частях заработной платы. С недавних пор чиновники признали правомерным такое уведомление в электронном формате. Об этом подробнее расскажем в сегодняшнем материале.

Общие положения о расчетных листках

Для расчетных листков не существует унифицированного бланка, потому как компании, так и ИП имеют право разработать его самостоятельно.

При утверждении формы учитывается мнение представительного органа подчиненных, если такой существует в организации (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В любом случае расчетные листки 2017 обязаны содержать ряд обязательных сведений (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

состав зарплаты в денежном эквиваленте (окладная часть, выплачиваемые премиальные, оплата за сверхурочные работы);
иные разовые выплаты (отпускные начисления, оплата больничных листов, оплата аренды личного имущества и другие);
удержания с указанием их причины (НДФЛ - обязательно, остальные удержания - при наличии. Например, взыскиваемые с сотрудника по исполнительному листу алименты или задолженности перед банковскими учреждениями, переданные приставам);
сумма, выдаваемая сотруднику на руки за вычетом всех удержаний.

Выдача расчетных листков - обязанность каждого работодателя, если порядок нарушается - трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию на 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Судебные органы с таким положением дел согласны (по решению Свердловского областного суда от 20.01.16 № 72–98/2016 работодатель не смог оспорить штраф за невыдачу расчетных листков сотрудникам).

Электронные расчетные листки законны

В письме Минтруда РФ от 21.02.17 № 14–1/ООГ-1560 чиновники разъяснили, что работодатель имеет право уведомлять сотрудников о составе их заработной платы по электронной почте. Трудовому законодательству РФ такой формат ознакомления не противоречит.

Обязательным условием является обновление внутренних локальных актов и положений в связи с возникшими изменениями. Прописать, что расчетные листки будут выдаваться по электронке, можно и коллективном трудовом договоре, и в дополнениях к трудовым соглашениям с каждым работником. Также допустимо изменение утвержденного в компании положения о форме расчетного листка. Изменения нужно закрепить приказом и ознакомить каждого сотрудника под подпись. При этом данные поправки не ухудшают положение подчиненных, а значит, уведомлять их за два месяца до вступления изменений в силу не нужно (ст. 74 ТК РФ).

Стоит отметить, что комментируемое письмо - это первый документ от Минтруда, в котором признана правомерность электронной формы уведомления о частях зарплаты.

Программа для расчета зарплаты «Бухсофт: Заплата и кадры» обеспечит грамотный кадровый учет, а также оперативный и корректный расчет зарплаты с формированием всей необходимой отчетности.

Как выдавать расчетные листки электронно?

В Трудовом кодексе РФ звучит такая формулировка - сообщать сотрудникам о составных частях заработной платы нужно в письменной форме. Иных требований не указано. Таким образом, после отправки расчетки по электронной почте, сотрудники имеют возможность ознакомиться с ее содержанием и распечатать для личного хранения. Требование законодательства о письменном формате будет соблюдено.

Многие компании уже давно и успешно пользуются электронным документооборотом. Кроме электронной почты существуют и другие варианты, например, рассылка расчетных листков в личных сообщениях на компьютеры сотрудников через корпоративный сайт организации или разработка и внедрение программного обеспечения с доступом для каждого работника к личным документам. Стоит отметить, что суды согласны с подобными способами информирования (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.14 № 33–4700/2014).

Конечно, не у каждого сотрудника учреждения есть личный компьютер, персональная электронная почта и доступ в интернет.

Потому бумажный вариант исключать совсем не нужно, трудовому законодательству не будет противоречить, если вы оставите оба варианта уведомления.

Чтобы обеспечить подтверждение выдачи расчеток сотрудникам по электронном почте, в используемой для отправки электронных писем программе нужно настроить обратную отправку сообщений с подтверждением о прочтении. Кроме того, проинструктируйте бухгалтера по зарплате об обязательном сохранении всех отправленных писем, при достаточном накоплении их можно заархивировать и хранить на сервере.

В помощь бухгалтеру по расчету ЗП, если сотрудники просят выслать расчетный листок. Нехитрая обработка, которая позволяет облегчить жизнь.

Концепция следующая: Автоматически выбираются сотрудники которым начислена ЗП за выбранный период, при этом проверяется у Физлица сотрудника наличие емейл адреса и формируется расчетный лист (далее РЛС) по Физлицу , (в зависимости от настроек см.ниже) - архивируется файл РЛС (всегда, архив ZIP) и устанавливается пароль (опционально), после добавляется в таблицу для отправки, следующий шаг жмем кнопку отправить. Если данные не попадают в таблицу по какой либо причине информацию можно найти в табло. Отправленные данные не запоминаются, поэтому следует сначала привести в порядок емейл адреса у сотрудников (для этого есть вкладка Админка ), снова Сформировать и уверенно нажать кнопку Отправить . С этим все, теперь расшифрую вкладку Админка .

В Админке собрана настоечная часть и минимальная автоматизация процесса загрузки емейл адресов (из файла или LDAP-админы знают) в справочник Физлиц. А именно: в справочнике ЗУП 2.5 присутствует контактная информация (адрес, телефон и т.д)

вот туда и добавляется емейл сотрудника (физлица) и если надо Пароль архива (при первом запуске обработка определит, что нет таких служебных полей и спросит добавить их или нет). Теперь по самой вкладке

1. Настройка архивирования РЛС - использование пароля на архив, если выбрано и у физлица нет пароля, то будет сформирован автоматически случайным образом (цифровой, шестизначный).

2. Вид РЛС - соответствует выбору в типовом отчете расчетные листы сотрудников.

3. Настройки почтового сервера - как правило заполняется с админом, если нет такого, то можно по примеру: вы бухгалтер, ваш собственный ящик lara@%mail.ru тогда сервер должен быть smtp.mail.ru, логин lara, пароль ваш пароль к ящику, теоретически должен работать, надо будет проверить, соответственно сотрудники будут получать РЛС от вашего имени, тестировалось с собственным почтовым сервером.

4. Загрузка Емейл из LDAP (схема samba 3.x) это будет работать только внутри корпоративной сети, стоит позвать админа и показать на этот пункт, объяснять сложно, да вам это и не надо, а админ поймет.

5. Загрузка Емейл из файла - поддерживается формат xls (Excel) и txt разделитель точка с запятой. Обязательное условие: первая строка это названия колонок они должны называться Сотрудник и Емейл. Если это xls, будет работать при установленном Excel либо OpenOffise. Идентификация происходит по фамилии имени и отчеству физлица в базе, в таблицу будут загружены только идентифицированные (найденные по наименованию(ФИО)) физлица.

6. кнопка Загрузить из базы можно подготовить (проверить) список сотрудников в соответствии с пунктами.

7. кнопка Загрузить в базу окончательная обработка по добавлению Емейл и паролей (опционально) в базу, при добавлении анализируется текущее состояние полей, при противоречии задается вопрос о дальнейших действиях.

8. кнопка? (верхний правый угол) вызывает браузер со ссылкой на этот пост.

Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почты сотрудников и/или руководителей.

Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).

В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.

После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.

Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».

Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.

Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».

Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.

Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.

Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.

Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.

1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».

2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.

Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».

Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.

Новое в версии 2:

Теперь обработка совместима как с конфигурацией 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, так и с 1С:Зарплата и управление персоналом.
Добавлена обработка прерывания. Ход формирования и отправки расчетных листков можно прервать нажатием комбинации клавиш Ctrl + Break.
Добавлена возможность произвольной сортировки списка отправки.
В список отправки добавлены колонки «Емаил сотрудника» и «Емаил руководителя». По умолчанию эти колонки скрыты. При нажатии на список отправки правой клавишей мыши, можно вызвать контекстное меню, которое позволяет настроить сортировку списка, видимость колонок и вывести список на печать.
Если сделать двойное нажатие левой клавишей мыши по подразделению, сотруднику или руководителю в списке отправки, то будет открыта форма соответствующего элемента справочника.
Доработан индикатор прогресса отправки расчетных листков. Теперь он отображает общий процент выполнения (ранее отдельно отображался ход отправки сотрудникам и отдельно - руководителям).
Реализована возможность выбирать тип расчетного листка для сотрудника и тип расчетного листка для руководителя. По умолчанию, для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.). Тип расчетных листков можно изменить в настройках.
В настройках можно указать формат файла, в который будет записываться сформированный расчетный листок и далее отправляться сотрудникам и/или руководителям. По умолчанию, в качестве формата файла выбран Документ PDF (*.pdf).
В теме письма теперь отображается ФИО сотрудника или наименование подразделения, в случае отправки руководителю.
Прочие мелкие доработки.